Quanto estoque sua loja precisa? Uma regra prática

Como regra prática, cada produto precisa de estoque suficiente para durar até a entrega seguinte à próxima, mais uma semana de segurança. Em semanas: prazo de entrega mais intervalo entre pedidos mais uma. Um azeite que vende 6 por semana, chega uma semana depois do pedido e é pedido a cada duas semanas precisa de no máximo 4 semanas de estoque: 24 garrafas. Mais do que isso é dinheiro parado. Menos é ruptura anunciada.

Pense em semanas, não em unidades

“Ainda tenho 30 canecas” não diz nada. Vendendo 2 por semana são 15 semanas. Vendendo 10 por semana, são 3. A cobertura em semanas (estoque dividido pela venda média semanal das últimas 8 a 12 semanas) deixa todos os produtos comparáveis, custem eles R$ 15 ou R$ 300.

A regra

Para cada produto você precisa da venda semanal, do prazo de entrega (o real, não o do catálogo) e de quantas vezes você faz pedido. Com isso:

Estoque máximo = venda semanal × (prazo + intervalo entre pedidos + 1 semana de segurança). Depois de uma entrega, não deveria ter mais que isso.

Ponto de pedido = venda semanal × (prazo + 1 semana de segurança). Abaixo disso, faça o pedido.

O azeite chega no máximo a 4 semanas de cobertura. A caneca artesanal, com prazo longo, chega a 8. As duas contas estão certas. A semana de segurança é propositalmente aproximada: menos para produtos que vendem de forma muito regular, mais para os que o cliente vem buscar de propósito. Quanto custa uma ruptura nesses produtos está em Ruptura de estoque: quanto custa uma prateleira vazia.

Se o fornecedor exige pedido mínimo, calcule quanto tempo ele dura. 24 potes de tempero vendendo um por semana é quase meio ano. Tudo bem para produtos pequenos que duram. Para perecíveis ou produtos caros, peça embalagens menores.

Sazonalidade: use o ano passado

A regra parte do princípio de que as próximas semanas vão ser parecidas com as últimas. Para panetone em novembro, não são. Antes e durante uma data forte, use as mesmas semanas do ano passado. Os livros de previsão chamam isso de método ingênuo sazonal: a previsão para uma semana é simplesmente a mesma semana do ano anterior (Hyndman & Athanasopoulos). Parece simples demais, mas é a referência que previsões mais sofisticadas precisam superar.

No Natal, com a Black Friday logo antes, lojas de presentes, livrarias e empórios costumam vender várias vezes uma semana normal. Olhe o que você vendeu de meados de novembro até o Natal no ano passado. O Dia das Mães, a Páscoa e o Dia dos Namorados são picos curtos: a mercadoria precisa chegar antes. Nas férias de verão, uma loja num bairro residencial de São Paulo sente a cidade esvaziar em janeiro, enquanto uma loja no litoral tem as melhores semanas do ano. Na volta às aulas, as papelarias precisam do estoque em janeiro, antes do começo das aulas.

Produtos sazonais que você compra uma vez só se planejam pelo ano passado: vendeu 30 canecas de Natal e sobraram 10? Peça 30, não 40. E decida antes quando vai dar desconto. O que sobrar mesmo assim: Vender, doar ou descartar.

A loja inteira

Divida o valor do estoque a preço de custo pelo custo da mercadoria vendida por semana. R$ 120.000 de estoque contra R$ 10.000 por semana são 12 semanas de estoque, um giro de pouco mais de 4 vezes por ano. As médias do setor variam demais para servir de referência. Compare com você mesmo um ano atrás: se as semanas de estoque sobem e as vendas ficam iguais, tem estoque parado se acumulando em algum lugar.

Comece pequeno

Aplique a regra nos seus 20 produtos que mais vendem e nos 20 que mais prendem dinheiro. Depois, a cada pedido, confira uma coisa só: está abaixo do ponto de pedido? Complete até o estoque máximo. Está acima? Não peça, mesmo que o representante esteja na sua loja.

Fontes

• Hyndman, R. J. & Athanasopoulos, G.: Forecasting: Principles and Practice, 3ª edição, capítulo 5.2.